Pertumbuhan cepat dunia korporasi tentunya membutuhkan fungsi pelatihan dan pengembangan SDM (sumber daya manusia) yang optimal. Tanpa SDM berkualitas maka akan sulit bagi organisasi untuk bersaing ketat.
Pelatihan dan Pengembangan SDM menjadi sebuah kerangka kerja untuk mendukung karyawan mengembangkan kemampuan pribadinya. Sedemikian halnya akan meningkatkan pengetahuan, kompetensi dan keterampilan berorganisasi.
Sayangnya masih banyak perusahaan menganggap pelatihan bersifat mahal sehingga tidak memprioritaskan anggarannya. Termasuk persepsi pekerjaan dan proyek menjadi terganggu karena karyawan yang mengikuti pelatihan.
Pelatihan dan pengembangan SDM yang tepat sebenarnya bisa menjadi strategi efektif perusahaan. Karyawan bisa memperkuat kompetensi yang sudah ada, mendapatkan skill baru, meningkatkan produktivitas dan berkinerja lebih baik. Terlepas dari kekurangannya, berikut adalah beberapa alasan yang menyatakan pentingnya pelatihan dan pengembangan SDM.
Mengapa Organisasi Harus Melakukan Pelatihan dan Pengembangan SDM
Penting Dalam Proses Rekrutmen Karyawan Baru
Program pelatihan menjadi keuntungan bagi karyawan baru. Tentunya selain memberikan informasi tentang perusahaan, pelatihan juga akan mempercepat proses bisnis perusahaan dan mengatas kesenjangan keterampilan kerja. Maka pelatihan bisa menjadi peluang potensial untuk menghasilkan keuntungan dan waktu yang berharga. Sesi orientasi yang tepat mendorong kepercayaan karyawan dan meningkatkan retensi karyawan.
Mengatasi kekurangan
Tidak ada orang yang sempurna. Setiap orang memiliki beberapa kelemahan sehingga pelatihan dan pengembangan membantu mereka untuk mengatasinya. Dengan penanganan yang benar, kemampuan karyawan menjadi lebih menyeluruh dan lebih terampil dalam setiap faktor pekerjaan mereka. Perusahaan bisa menyelenggarakan pelatihan khusus tergantung pada apa penugasan karyawan setiap harinya. Upaya ini akan mengurangi mata rantai kekurangan dalam perusahaan yang bergantung pada pihak lain dalam melaksanakan pekerjaannya.
Peningkatan konsistensi karyawan
Program pelatihan dan pengembangan terstruktur adalah cara untuk memastikan konsistensi karyawan akan terus meningkat. Pelatihan reguler akan memastikan bahwa semua karyawan memiliki pengalaman yang konsisten dan pengetahuan yang konsisten tentang prosedur dan tugas. Maka ketika sudah dipastikan demikian, akan melegakan organisasi dengan tugas yang bisa selesai tepat waktu dan tanpa masalah. Diskriminasi, keselamatan kerja dan tugas administrasi adalah beberapa aspek penting yang memerlukan pelatihan.
Kepuasan karyawan
Investasi dalam training dan pengembangan tidak pernah sia-sia karena umumnya mengarah pada kepuasan karyawan. Sebuah pelatihan harus memberikan pengetahuan yang bermanfaat. Perusahaan harus memastikan bahwa pelatihan tidak boleh membosankan dan membosankan, jika tidak karyawan akan menghadirinya hanya karena kewajiban saja. Jika karyawan puas, mereka pasti akan mencapai tujuan yang ditugaskan lebih cepat.
Self-driven
SDM dengan pelatihan yang tepat tidak lagi memerlukan pengawasan dan bimbingan terlalu ketat. Untuk membuat karyawan mengetahui teknologi baru, training adalah investasi yang tidak dapat dilakukan oleh perusahaan. Perusahaan harus diubah menjadi lingkungan belajar di mana budaya belajar terus-menerus harus berlaku secara menyeluruh.
Pelatihan dan Pengembangan Karyawan Bagi Perusahaan
Ketika membahas soal program dan inisiatif baru dalam perusahaan, istilah “pelatihan dan pengembangan SDM” atau pelatihan dan pengembangan karyawan seperti hal yang sama dalam divisi HRD. Padahal dalam kenyataannya, “pelatihan” dan “pengembangan” mengacu pada hal-hal yang berbeda. Meskipun mereka seperti dua sisi dalam satu uang logam.
Pelatihan Karyawan
Adalah sebuah program yang dirancang untuk mengembangkan dan meningkatkan keterampilan teknis serta pengetahuan untuk pekerjaan khusus sehingga prosesnya lebih efisien, sukses dan aman.
Pengembangan Karyawan
Adalah proses menyeluruh yang dilakukan oleh organisasi perusahaan secara bertahap dalam pengembangan kemampuan karyawan. Termasuk bagaimana menguasai pengetahuan baru dan kemajuan dalam jenjang karir mereka.
Melalui rencana pengembangan, setiap kelas training atau kursus akan mendukung kemajuan karyawan. Untuk lebih memahami hal ini, kita buat sebuah permisalan. Yaitu dengan memikirkan apa yang dikerjakan oleh arsitek versus apa yang dikerjakan oleh kontraktor.
Seorang arsitek akan merancang sebuah bangunan berdasarkan masukan dari kliennya. Menetapkan seperti apa bangunan tersebut nantinya keseluruhan setelah jadi. Seperti halnya: Mau berapa lantai? Apakah membutuhkan lobby saat memasuki bangunan? Berapakah tiang penyangga bangunan?
Sedangkan kontraktor lebih tertarik pada detail material yang digunakan untuk bangunan. Misalnya: Apa bahan pendukung utama untuk pengerjaan lantai? Jenis angkur apa yang digunakan untuk mengamankan tangga dalam bangunan? Bagaimana menjamin bangunan sudah sesuai standar dan memenuhi kelayakan?
Maka “pengembangan” adalah seperti bekerjasama dengan karyawan anda untuk menjadi arsitek dalam karir mereka. Training akan menyediakan “detail material” dalam bentuk keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan dalam setiap langkah perbaikan dan pengembangan.
Cara Membuat Program Training Karyawan
Seperti telah kita simak bersama diatas, maka training adalah aspek inti dari pengembangan karyawan. Akan tetapi tentu saja pengembangan itu tidak melulu soal training. Harus ada perencanaan menyeluruh untuk menciptakan hasil dari program pengembangan.
Tugas anda adalah bagaimana membuat pola yang tepat dan bisa selalu digunakan lagi untuk perencanaan tersebut. Pola yang akan menyesuaikan seluruh sumber daya organisasi dalam format pelatihan.
Nah, begini kira-kira garis besar proses untuk membuat program pelatihan dan pengembangan SDM anda:
- Mengenali dan menetapkan tujuan
- Melakukan identifikasi kompetensi
- Melakukan analisis kesenjangan
- Mewawancarai karyawan
- Menawarkan pelatihan resmi
- Menambahkan Program Coaching/Mentoring
- Mengijinkan pembelajaran mandiri
Tahap 1: Mengenali dan menetapkan tujuan
Kadang penanggungjawab bidang pelatihan dan pengembangan karyawan cenderung langsung mencari perlengkapan training yang tepat, judul-judul training dan penentuan jadwal. Padahal bukan itu faktor pentingnya. Anda perlu menahan diri dan berhenti sejenak.
Kaji kembali, apa sebenarnya puncak tujuan bisnis yang ingin anda dan pimpinan anda capai? Apa yang menjadi batu pijakan dan langkah bertahap yang mengarah pada pencapaian tujuan tersebut?
Apakah perencanaan strategis perusahaan termasuk merger dan akuisisi? Anda akan membutuhkan rencana untuk manajemen perubahan dan berbagi visi, misi dan nilai-nilai yang sama. Bisa jadi akan ada pembaruan yang berpusat pada persoalan pelayanan pelanggan. Bagaimana juga hal tersebut akan mempengaruhi karyawan anda di lini depan?
Tahap 2: Melakukan identifikasi kompetensi
Kompetensi adalah sekumpulan kemampuan, perilaku, pengetahuan dan keterampilan yang mempengaruhi keberhasilan karyawan dan organisasi. Beberapa contoh kompetensi seperti pelayanan konsumen, kejelian bisnis, dan membangun tim secara efektif.
Berkaitan dengan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI), maka kompetensi bisa masuk ke dalam rumusan kemampuan kerja yang mencakup aspek pengetahuan, keterampilan, dan/atau keahlian. Serta sikap kerja yang relevan dengan pelaksanaan tugas dan syarat jabatan yang ditetapkan.
Lakukan identifikasi dan tetapkan kompetensi yang ingin dirawat dalam organisasi anda. Maka anda akan lebih mudah menentukan jalur pembelajaran yang mengandung kompetensi tersebut.
Tahap 3: Melakukan analisis kesenjangan
Analisis kesenjangan adalah sebuah laporan singkat yang menunjukkan dimana kondisi kualitas karyawan anda saat ini. Secara kontras bisa dibandingkan dengan apa yang menjadi target kompetensi yang dikehendaki dari mereka.
Anda bisa jadi sudah memiliki rekam jejak perkembangan setiap karyawan dalam organisasi. Hal-hal seperti deskripsi pekerjaan standar, eveluasi kinerja, bahkan peristiwa kecelakaan kerja dan pelanggaran keselamatan kerja.
Silahkan mulai dari hal-hal seperti tersebut diatas. Atau anda juga mungkin sudah memiliki seperangkat alat penilaian sendiri dengan hasil penilaian terbaik. Apabila tidak memiliki, kami pikir cukup layak anda dan organisasi berinvestasi. Sehingga anda akan mendapatkan gambaran jelas dan objektif terhadap tenaga kerja dalam perusahaan.
Tahap 4: Mewawancarai Karyawan
Anda masih mengingat permisalan diatas yang menyebutkan bahwa arsitek bekerjasama dengan klien ketika membuat keputusan atas desain bangunan yang dirancang?
Nah, kerjasama seperti itu juga sangat relevan dalam persoalan pengembangan karyawan. Secara umum ada banyak studi menyebutkan bahwa pelatihan dan pengembangan SDM cenderung:
- tidak efektif dan malah menghambat moral dan produktivitas karyawan
- kurang melibatkan karyawan dan perusahaan tidak transparan
- membuat karyawan merasa masukan atau idenya tidak membuat adanya perubahan
Maka apabila program pengembangan karyawan ingin berhasil, anda perlu berbicara dengan karyawan dan mendengarkan mereka. Salah satu tujuan pentingnya adalah memahami, apa yang menjadi tujuan pribadi masing-masing karyawan di dalam perusahaan anda.
Tahap 5: Menawarkan pelatihan resmi
Setelah kebutuhan analisis terpenuhi, maka tahap selanjutnya adalah mengisi kesenjangan yang ada di kompetensi karyawan. Sebuah program training resmi perlu dihadirkan yang nantinya akan memberikan pelatihan-pelatihan khusus. Tidak hanya pelatihan yang sifatnya spesifik ke bidang keahlian tertentu saja, namun juga keahlian bisnis umum dan juga training soft skills.
Moda training bisa berbagai macam. Beberapa pengetahuan umum dan keterampilan bahkan cukup menggunakan video-video dengan durasi pendek.
Namun yang terbaik saat ini memang menggunakan model blended-learning. Artinya menggunakan metode klasikal tatap muka dan kombinasi dengan pembelajaran daring. Sehingga peserta training bisa belajar memahami pengetahuan sendiri, lalu mendapatkan fasilitas grup diskusi, sesi praktek dan konsultasi dengan trainer.
Tahap 6: Menambahkan Program Coaching/Mentoring
Bukan sesuatu yang aneh menyertakan coaching dan mentoring dalam program training. Bahkan mentoring bisa menjadi hal yang tak ternilai dalam program training anda. Terutama dalam hal pengembangan karyawan berpontensi tinggi.
Program mentoring akan membangun hubungan antar karyawan untuk pengembangan dan transfer pengetahuan. Sehingga karyawan yang belum banyak memiliki pengalaman akan bertumbuh dengan profesional. Proses penting didalam program ini agar berjalan sukses adalah memasangkan mentor dan binaannya dengan pas. Yang perlu dipertimbangkan adalah:
Pengalaman: Kesenjangan kompetensi antara mentor dan binaannya jangan terlalu tinggi atau terlalu rendah. Karyawan binaan perlu belajar dan menjawab tantangan, namun jangan sampai kewalahan dengan kemampuan mentor yang terlalu tinggi.
Harapan: Kedua belah pihak harus saling memahami apa yang diharapkan dalam hubungan mentoring ini. Dalam artian, mentor tidak hanya sekedar bercerita manis soal pengalaman hebatnya saja.
Kesesuaian: Apabila mentor dan binaannya memiliki pendekatan komunikasi yang sama, hubungan mentoring akan lebih menarik.
Begitu anda sudah menetapkan pasangan potensial, segeralah membuat panduan dan kesepakatan mentoring. Hal ini akan membuat hubungan menjadi profesional dan mencegah adanya masalah ketika program berjalan.
Tahap 7: Mengijinkan Pembelajaran Mandiri
Karyawan berkualitas dan berpotensi tinggi biasanya merupakan pembelajar mandiri yang baik. Mereka biasanya akan lebih nyaman belajar menggunakan polanya sendiri. Jadi anda hanya perlu membuka perpustakaan pembelajaran anda kepada mereka dengan karakter ini.
Maka pada era digital seperti ini perpustakaan pembelajaran anda bisa dalam bentuk Learning Management System (LMS) internal perusahaan. Bisa juga bermitra dengan pihak ketiga yang saat ini jumlahnya semakin banyak di Indonesia.
Banyak juga manfaat dari model pembelajaran mandiri ini. Termasuk mampu mengakomodir berbagai gaya belajar, yang mempercepat proses dari pengembangan profesional. Bahkan secara pengeluaran akan jauh lebih hemat.