Bagaimana Menjadi Seorang Sekretaris Yang Kompeten

Sekretaris adalah posisi penting dan vital dalam sebuah organisasi. Seorang sekretaris harus dapat menjalankan berbagai tugas dan tanggung jawab yang kompleks dengan efisiensi dan profesionalisme. Namun, tidak semua orang dapat menjadi seorang sekretaris yang kompeten. Menjadi sekretaris yang baik memerlukan kompetensi dan keahlian yang tepat. Kita akan menelaah lebih lanjut tentang bagaimana menjadi seorang sekretaris yang kompeten dalam artikel ini.

Kita juga akan membahas, bagaimana kompetensi sekretaris bisa diuji dan divalidasi sesuai dengan standar kompetensi yang ditetapkan pemerintah. Sehingga profesi sekretaris bisa bersaing. Tidak hanya di Indonesia, namun juga di skala dunia.

Bagaimana Menjadi Seorang Sekretaris Yang Kompeten

Untuk menjadi seorang sekretaris yang kompeten, ada beberapa hal yang harus anda pelajari dan terapkan dengan baik.

• Kemampuan komunikasi yang baik: Kemampuan ini sangat penting karena sebagian besar tugas sekretaris melibatkan interaksi dengan orang lain, baik itu dalam bentuk lisan maupun tertulis.
• Kemampuan administratif: Kemampuan ini sangat penting untuk mengelola dokumen, menyusun laporan, dan mengatur jadwal rapat.
• Kemampuan manajemen waktu: Kemampuan ini membantu sekretaris untuk mengelola waktu dengan baik sehingga dapat menyelesaikan tugas dengan tepat waktu dan efisien.
• Kemampuan teknologi informasi: Kemampuan ini sangat penting karena sebagian besar tugas sekretaris saat ini melibatkan penggunaan komputer dan software yang berbeda.
• Kemampuan bahasa asing: Kemampuan ini sangat penting jika sekretaris bekerja di perusahaan atau organisasi internasional.
• Pelatihan dan pendidikan: Pelatihan dan pendidikan yang sesuai dapat membantu sekretaris untuk meningkatkan keahlian dan kompetensi yang diperlukan.
• Pengalaman dalam bidang yang sesuai: Pengalaman bekerja dalam posisi yang sesuai dapat membantu sekretaris untuk menambah wawasan dan meningkatkan keahlian.
• Mencari mentor atau guru: Menemukan seseorang yang dapat dijadikan mentor atau guru dapat membantu sekretaris untuk belajar dari pengalaman dan pengetahuan orang lain.
• Membaca literatur yang relevan: Membaca literatur yang relevan dapat membantu sekretaris untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian.
• Berpartisipasi dalam organisasi profesional: Berpartisipasi dalam organisasi profesional dapat membantu sekretaris untuk meningkatkan network dan belajar dari pengalaman orang lain dalam bidang yang sama.

Standar Kompetensi Sekretaris yang ditetapkan Pemerintah Indonesia

Di Indonesia, standar kompetensi sekretaris ditetapkan oleh pemerintah melalui Kementerian Tenaga Kerja Republik Indonesia (Kemenaker RI). Standar ini dikembangkan untuk memberikan acuan bagi perusahaan dan organisasi dalam menyusun program pelatihan dan pengembangan kompetensi sekretaris. Inilah dasar hukum yang digunakan untuk melaksanakan Sertifikasi Profesi Sekretaris, yaitu:

1. Keputusan Menteri Ketenagakerjaan Republik Indonesia Nomor 183 Tahun 2016. Penetapan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia Kategori Aktivitas Penyewaan dan Sewa Guna Usaha Tanpa Hak Opsi, Ketenagakerjaan, Agen Perjalanan Golongan Pokok Aktivitas Administrasi Kantor, Aktivitas Penunjang Kantor dan Aktivitas Penunjang Usaha Lainnya Bidang Administrasi Profesional.
2. Keputusan Menteri Ketenagakerjaan Republik Indonesia Nomor 183 Tahun 2017. Penetapan Jenjang Kualifikasi Nasional Indonesia Bidang Administrasi Profesional

Nah, untuk melihat bagaimana menjadi seorang sekretaris yang kompeten sesuai Dasar Hukum tersebut, akan dijabarkan dalam penjelasan di bawah ini.

Skema Kompetensi Sekretaris Indonesia

Berikut ini adalah jenjang Skema Kompetensi/Skema Profesi yang diatur dalam dasar hukum tersebut diatas:

1. Sekretaris Yunior (Junior Secretary – 10 Unit Kompetensi)

1. N.821100.008.01 Membuat Notulen Rapat
2. N.821100.009.02 Membuat Materi Presentasi
3. N.821100.029.02 Melakukan Komunikasi melalui Telepon
4. N.821100.033.02 Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar
5. N.821100.045.02 Memberikan Layanan kepada Pelanggan
6. N.821100.050.01 Melaksanakan Aktifitas Protokoler
7. N.821100.053.02 Memproduksi Dokumen di Komputer
8. N.821100.058.02 Mengakses Data di Komputer
9. N.821100.065.02 Mengelola Kas Kecil
10. N.821100.074.02 Mengelola Peralatan Kantor

Maka, apabila anda ingin diakui sebagai seorang Sekretaris Yunior yang Kompeten (K), anda harus memenuhi Kualifikasi 10 Unit Kompetensi diatas. Anda wajib mengikuti proses Pelatihan Berbasis Kompetensi untuk memahami dan mempraktekkan kemampuan anda sesuai Unit-unit kompetensi tersebut. Selanjutnya Cara Mendapatkan Sertifikat Kompetensi Sekretaris Yunior, anda wajib mengikuti prosedur Uji Kompetensi yang dilaksanakan oleh Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) dan Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP).

Informasi selengkapnya di tulisan kami >> : Sertifikasi Sekretaris BNSP

2. Sekretaris Eksekutif (Executive Administrative Assistant – 20 Unit Kompetensi)

1. N.821100.005.01 Menyiapkan Dokumen Bisnis
2. N.821100.006.01 Membuat Laporan Tertulis
3. N.821100.008.01 Membuat Notulen Rapat
4. N.821100.009.02 Membuat Materi Presentasi
5. N.821100.016.01 Melaksanakan Manajemen Administrasi Organisasi
6. N.821100.017.01 Monitoring Kinerja Sistem Administrasi
7. N.821100.019.01 Mengelola Administrasi Proyek
8. N.821100.021.01 Mengelola Tim dan Staf
9. N.821100.023.01 Membina Hubungan dengan Pemangku Kepentingan
10. N.821100.024.01 Melaksanakan Prinsip-prinsip Supervisi
11. N.821100.027.01 Mewakili Organisasi
12. N.821100.040.01 Melakukan Presentasi Lisan dalam Bahasa Inggris
13. N.821100.044.02 Menerapkan Kerjasama dengan Kolega/Pelanggan
14. N.821100.046.02 Mengelola Layanan Pelanggan Berkualitas
15. N.821100.047.01 Menangani Konflik
16. N.821100.048.01 Memproses Keluhan Pelanggan
17. N.821100.051.01 Menerapkan Etika Profesi
18. N.821100.052.01 Mengembangkan Kerjasama Tim dan Individu
19. N.821100.064.01 Mengoperasikan Sistem Informasi
20. N.821100.075.02 Menerapkan Prosedur K3 Perkantoran

Maka, apabila anda ingin diakui sebagai seorang Sekretaris Eksekutif yang Kompeten (K), anda harus memenuhi Kualifikasi 10 Unit Kompetensi diatas. Anda wajib mengikuti proses Pelatihan Berbasis Kompetensi untuk memahami dan mempraktekkan kemampuan anda sesuai Unit-unit kompetensi tersebut. Selanjutnya Cara Mendapatkan Sertifikat Kompetensi Sekretaris Eksekutif, anda wajib mengikuti prosedur Uji Kompetensi yang dilaksanakan oleh Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) dan Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP).

Informasi selengkapnya di tulisan kami >> : Sertifikasi Sekretaris BNSP

3. Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary – 16 Unit Kompetensi)

1. N.821100.014.01 Merencanakan Manajemen Administrasi Organisasi
2. N.821100.015.01 Menetapkan Rencana Manajemen Administrasi Organisasi
3. N.821100.017.01 Monitoring Kinerja Sistem Administrasi
4. N.821100.018.01 Mengevaluasi Manajemen Administrasi Organisasi
5. N.821100.020.01 Menerapkan Sistem Pengendalian Intern
6. N.821100.021.01 Mengelola Tim dan Staf
7. N.821100.022.01 Memonitor Kinerja Staf
8. N.821100.027.01 Mewakili Organisasi
9. N.821100.044.02 Menerapkan Kerjasama dengan Kolega/Pelanggan
10. N.821100.046.02 Mengelola Layanan Pelanggan Berkualitas
11. N.821100.047.01 Menangani Konflik
12. N.821100.048.01 Memproses Keluhan Pelanggan
13. N.821100.050.01 Melaksanakan Aktifitas Protokoler
14. N.821100.051.01 Menerapkan Etika Profesi
15. N.821100.052.01 Mengembangkan Kerjasama Tim dan Individu
16. N.821100.084.01 Menyusun Anggaran Tahunan

Maka, apabila anda ingin diakui sebagai seorang Sekretaris Perusahaan yang Kompeten (K), anda harus memenuhi Kualifikasi 10 Unit Kompetensi diatas. Anda wajib mengikuti proses Pelatihan Berbasis Kompetensi untuk memahami dan mempraktekkan kemampuan anda sesuai Unit-unit kompetensi tersebut. Selanjutnya Cara Mendapatkan Sertifikat Kompetensi Sekretaris Perusahaan, anda wajib mengikuti prosedur Uji Kompetensi yang dilaksanakan oleh Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) dan Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP).

Informasi selengkapnya di tulisan kami >> : Sertifikasi Sekretaris BNSP

Anda Juga Bisa Menghubungi Kami via WhatsApp Untuk Konsultasi dan Informasi Program Sertfikasi Kompetensi Sekretaris ini:

Kesimpulan

Menjadi seorang sekretaris yang kompeten memerlukan kombinasi dari kemampuan dasar dan khusus. Kemampuan dasar seperti komunikasi, administrasi, manajemen waktu, teknologi informasi, serta bahasa asing harus dikuasai dengan baik. Selain itu, kemampuan khusus yang sesuai dengan bidang atau jenis organisasi tempat bekerja juga penting untuk dimiliki.

Dengan meningkatkan keahlian melalui pelatihan dan pendidikan, pengalaman kerja, mentoring, membaca literatur yang relevan, serta berpartisipasi dalam organisasi profesional, seorang sekretaris dapat menjadi seorang yang kompeten dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Kemampuan dan kompetensi yang baik akan membantu sekretaris untuk diterima dan dihargai dalam organisasinya, serta dapat meningkatkan karirnya dalam jangka panjang. Apalagi pengakuan kompetensi tersebut berbasis Sertifikasi Kompetensi skala Nasional seperti halnya dari Badan Nasional Sertifikasi Profesi.

Demikian wawasan kompetensi sekretaris yang kita bahas dalam artikel ini. Semoga memberikan jawaban yang jelas bagi anda yang mencari informasi bagaimana menjadi seorang sekretaris yang kompeten.