job deskripsi sekretaris

Job Deskripsi Sekretaris Profesional

Sekretaris adalah profesi yang penting dalam organisasi, dengan tanggung jawab utama untuk mengelola jadwal dan agenda, mengelola dokumen, dan melakukan tugas administratif lainnya. Pekerjaan ini sangat bergantung pada keterampilan organisasi, komunikasi, dan kemampuan untuk bekerja dengan baik dalam situasi yang beragam. Job deskripsi sekretaris yang tepat akan memaksimalkan potensi dan kinerja sekretaris.

Dalam artikel ini, kita akan mengenali profesi sekretaris lebih dalam dan melihat tanggung jawab utama yang harus diemban oleh seorang sekretaris. Kita juga akan meninjau kualifikasi dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menjadi sekretaris yang sukses, serta prospek karir yang tersedia. Terakhir, kita akan memberikan beberapa tips dan kiat untuk menjadi sekretaris yang handal.

Kualifikasi dan Kemampuan Bagian Dari Job Deskripsi Sekretaris Profesional

Sekretaris adalah posisi yang mengutamakan kemampuan dan kualifikasi yang tepat. Pendidikan dan pelatihan, pengalaman kerja, dan keterampilan yang dibutuhkan adalah faktor yang penting dalam menentukan keberhasilan seseorang sebagai sekretaris.

Pendidikan dan Pelatihan

Sebagian besar perusahaan mencari sekretaris yang memiliki setidaknya gelar sarjana dalam bidang administrasi bisnis atau manajemen. Namun, gelar di bidang lain juga dapat diterima jika disertai dengan pengalaman kerja yang sesuai. Selain itu, ada juga beberapa pelatihan dan kursus yang dapat ditempuh untuk meningkatkan kemampuan sekretaris seperti dalam bidang administrasi, komputer dan komunikasi.

Sertifikasi Kompetensi Sekretaris

Sekretaris adalah salah satu profesi yang juga harus divalidasi kompetensinya, sesuai dengan menjadi ketetapan pemerintah. Tercantum dalam Keputusan Menteri Ketenagakerjaan Republik Indonesia Nomor 183 Tahun 2016.

Sekretaris yang Kompeten sesuai ketetapan pemerintah adalah sesuai dengan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI). Dalam hal ini lembaga negara yang melakukan validasi kompetensi profesi berbagai bidang termasuk sekretaris adalah Badan Nasional Sertifikasi Profesi.

Ada 3 Skema Sertifikasi Sekretaris yang bisa anda pilih, untuk memastikan kompetensi anda sebagai sekretaris profesional adalah valid dan berkualitas:

  1. Sekretaris Yunior (10 Unit Kompetensi Wajib Dipenuhi)
  2. Sekretaris Eksekutif (20 Unit Kompetensi Wajib Dipenuhi)
  3. Sekretaris Perusahaan (16 Unit Kompetesi Wajib Dipenuhi)

Cara Mendapatkan Sertifikasi Sekretaris BNSP selengkapnya bisa anda simak di halaman berikut ini: >> KLIK DISINI

Atau Anda Juga Bisa menghubungi Kami via WhatsApp Untuk Konsultasi dan Informasi Program Sertifikasi Sekretaris BNSP tersebut:

CHAT WA FERDI TRAINING CENTER

Pengalaman Kerja

Pengalaman kerja dalam bidang administratif atau manajemen merupakan nilai tambah bagi seseorang yang ingin menjadi sekretaris. Beberapa perusahaan mencari kandidat dengan pengalaman kerja minimal 1-2 tahun dalam bidang terkait.

Keterampilan yang Dibutuhkan

Keterampilan yang dibutuhkan dalam posisi sekretaris meliputi:

  • Kemampuan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tulisan
  • Kemampuan organisasi yang baik
  • Kemampuan mengelola waktu dan prioritizasi tugas
  • Kemampuan menggunakan perangkat lunak kantor seperti Microsoft Office
  • Kemampuan menangani tekanan dan multitasking
  • Kemampuan bekerja dalam tim

Secara umum, kandidat yang memiliki pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan yang tepat akan lebih cenderung dipertimbangkan dalam proses rekrutmen sebagai sekretaris.

Tugas dan Tanggung Jawab Utama – Bagian Penting Job Deskripsi Sekretaris

Sekretaris memiliki banyak tugas dan tanggung jawab yang beragam, tetapi tugas utama yang harus diemban seorang sekretaris adalah mengatur jadwal dan agenda, mengelola dokumen dan informasi, serta melakukan tugas administratif lainnya.

Mengatur Jadwal dan Agenda

Mengatur jadwal dan agenda adalah tugas utama yang harus dilakukan sekretaris. Ini meliputi mengatur jadwal rapat, janji temu, dan acara lainnya serta mengingatkan atasan tentang jadwal yang telah ditentukan.

Mengelola Dokumen dan Informasi

Sekretaris harus mampu mengelola dokumen dan informasi dengan baik. Tugas ini meliputi menyimpan, mengatur, dan mengupdate dokumen dan informasi penting. Sekretaris juga harus dapat menyediakan dokumen dan informasi yang diperlukan oleh atasan sesuai permintaan.

Tugas Administratif Lainnya

Selain itu, sekretaris juga harus melakukan tugas administratif lainnya seperti :

  • menyusun dan mengecek dokumen-dokumen seperti surat, laporan, dan dokumen lainnya
  • mengatur perjalanan bisnis, termasuk pemesanan tiket dan penginapan
  • mengatur pengeluaran perusahaan, termasuk membuat daftar pembelian dan pengeluaran
  • membantu dalam proses pengadaan barang, jasa
  • membuat laporan administratif yang dibutuhkan

Tugas sekretaris sangat penting untuk menjaga aliran informasi dan dokumen yang baik serta membantu atasan dalam mengelola pekerjaan dan kegiatan sehari-hari.

Contoh Job Deskripsi Sekretaris Secara Umum

Judul Pekerjaan: Sekretaris

Lapor ke: [Manager/Supervisor]

Tujuan Pekerjaan: Untuk memberikan dukungan administratif kepada [Manager/Supervisor/Departemen] dengan melakukan berbagai tugas administratif dan klerikal, termasuk mengatur dan memelihara berkas, jadwal janji temu, dan memberikan informasi kepada pelanggan dan karyawan.

Tanggung Jawab Utama:

    • Menjadwalkan dan mengatur rapat, janji temu, dan acara
    • Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon dan email
    • Menyimpan dan memelihara catatan dan dokumen
    • Menyiapkan dan menyunting surat menyurat, laporan dan presentasi
    • Mengkoordinir perjalanan bisnis
    • Mengatur persediaan kantor dan peralatan
    • Melakukan tugas administratif dan klerikal lainnya sesuai tugas yang ditentukan

Kualifikasi:

    • Sarjana atau pengalaman setara 1-2 tahun pengalaman terkait
    • Kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang kuat
    • Kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik
    • Mahir dalam Microsoft Office Suite dan peralatan kantor lainnya
    • Kemampuan bekerja mandiri dan sebagai bagian dari tim

Catatan: Contoh Job Deskripsi Sekretaris ini dapat diubah sesuai kebutuhan dan harus diperiksa secara teratur untuk mencerminkan perubahan kebutuhan organisasi.

Job Deskripsi Sekretaris Profesional

Prospek Karir Sekretaris

Sebagai profesi yang penting dalam organisasi, sekretaris memiliki potensi pertumbuhan karir yang baik dan peluang pengembangan karir yang luas.

Potensi Pertumbuhan Karir

Sekretaris dapat meningkatkan karirnya dengan naik pangkat menjadi supervisor atau manajer administrasi. Selain itu, sekretaris juga dapat beralih ke posisi lain dalam organisasi seperti manajer pemasaran, manajer keuangan, atau manajer operasional.

Peluang Pengembangan Karir

Peluang pengembangan karir juga tersedia melalui pendidikan lanjutan atau program pelatihan yang ditawarkan oleh perusahaan. Selain itu, sekretaris juga dapat meningkatkan keterampilan dan pengetahuan melalui kursus dan pelatihan yang tersedia di luar perusahaan.

Prospek karir sebagai sekretaris dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Namun, dengan komitmen, kerja keras dan pengembangan keterampilan yang terus-menerus, sekretaris dapat mengejar karir yang sukses.

Tips Sukses Sekretaris

Untuk menjadi sekretaris yang handal, ada beberapa tips dan strategi yang dapat diterapkan, diantaranya:

Mengelola Waktu dengan Baik

Sekretaris harus dapat mengelola waktu dengan baik agar dapat menyelesaikan tugas dengan tepat waktu dan mencapai kinerja yang optimal. Ini meliputi menetapkan prioritas, mengatur jadwal, dan mengatur waktu untuk tugas yang penting.

Komunikasi Efektif

Komunikasi efektif adalah kunci untuk menjadi sekretaris yang sukses. Sekretaris harus dapat mengekspresikan diri dengan baik baik lisan maupun tulisan dan menangani masalah dengan profesional. Selain itu, sekretaris juga harus dapat menjaga hubungan baik dengan atasan, rekan kerja, dan klien.

Pengorganisasian dan Pengelolaan Dokumen

Sekretaris harus dapat mengelola dokumen dengan baik, meliputi penyimpanan, pengelolaan dan pembaruan dokumen. Selain itu, sekretaris juga harus dapat mengatur dan mengatur dokumen dengan baik dan cepat menemukan dokumen yang diperlukan.

Kesimpulan

Sekretaris adalah posisi yang penting dalam organisasi yang memiliki tanggung jawab untuk mengelola jadwal dan agenda, mengelola dokumen dan informasi, serta melakukan tugas administratif lainnya. Untuk menjadi sekretaris yang handal diperlukan kualifikasi dan kemampuan seperti pendidikan yang tepat, pengalaman kerja, dan keterampilan yang sesuai. Selain itu, sekretaris juga harus dapat mengelola waktu dengan baik, berkomunikasi dengan efektif dan mengelola dokumen dengan baik.

Prospek karir sebagai sekretaris dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya, tetapi dengan komitmen, kerja keras dan pengembangan keterampilan yang terus-menerus, sekretaris dapat mengejar karir yang sukses. Posisi sekretaris memiliki peran yang sangat penting dalam menjalankan operasional perusahaan, membuat komunikasi yang efektif dan menjaga dokumen yang rapi dan terorganisir.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *